Dernière séance: l’art de la réunion efficace

Avec votre groupe / boîte / collectif / association, vous avez planifié une sortie récréative (en septembre) et vous voulez vous réunir (demain) pour décider de l’activité à réaliser, estimer le budget de location du chalet des Marécottes et recueillir les envies de chacun concernant le menu du soir. Du coup, vous faites une séance.

En fait, vous êtes en train de tout mélanger.
Votre séance risque de ressembler à une vague discussion où tout le monde donne son avis, personne ne prend réellement de décisions; le café moisira dans les tasses en plastique et les responsabilités se dilueront dans un sentiment de frustration qui laissera des croûtes de désarroi sur l’enthousiasme de chacun.
Calmez-vous.

Tout d’abord, lisez et faites lire Read This Before Our Next Meeting, un petit manifeste (66 pages) de l’anti-séance. Ça vaut aussi pour les réunions au boulot, hein, pas seulement les Assemblées Générales Ordinaires du Tennis-Club d’Essertines. Idées de base du bouquin:

  1. on fait trop de séances
  2. on fait trop de séances inefficaces
  3. les séances traditionnelles entretiennent le paradigme du compromis mou.

Tout d’abord, il faut écarter les autres types de réunions, par ailleurs très efficaces (qui ne sont pas vraiment des séances, du coup): les conversations (entre deux personnes), les réunions de travail (par exemple entre artistes pour bosser sur un script) et les brainstormings. Si vous êtes convoqués à quelque chose qui ne ressemble pas à ces trois trucs, prenez garde: vous avez probablement été convoqué à uneséance. Dans son ouvrage, Al Pittampalli dresse un inventaire de sept principes pour passer du concept de « séance » au concept de « réunion efficace »:

La réunion défend une décision déjà prise
C’est la thèse la plus radicale: la réunion doit entretenir une culture de l’action et la décision. En amont de la rencontre, il faut avoir pris la température du groupe (par le biais de conversations), pour les convaincre ou négocier l’orientation globale de la décision. La réunion intervient donc pour entériner une décision déjà prise, ou gérer les derniers détails y relatifs. Bien sûr, c’est un boulot colossal pour l’organisateur de la séance.
Mais ça va prendre un temps pas possible, le fait de contacter tout le monde!
Oui. Exactement le même temps que si vous aviez fait une séance qui prenait en compte l’avis de tout le monde. Différence de taille: avec la solution de l’entretien individuel, vous ne saoulez pas tout le monde avec un « tour de table » des idées. Et d’ailleurs, en parlant d’idées, si vous voulez recueillir les idées de tout le monde, organisez carrément un brainstorming. Quinze minutes de tempête d’idées. Un google.doc à compléter sur une semaine. Pas de censure. Que des idées. On vise la quantité.

La culture de la réunion efficace passe par une culture des  brainstormings efficaces
Il y a trois notions fondamentales pour mettre sur pied un brainstorming efficace: 1) valoriser la quantité des idées produites (et non pas la qualité) 2) différencier les deux phases principales de la création (invention|édition) 3) dégager l’ego de la créativité (faire la part des choses entre une idée et son émetteur).
On part donc du principe que vous avez recueilli l’envie de Martine de faire du canyoning et le souhait d’Ahmed de faire de la peinture sur chevaux. Bien. Vous devez maintenant prendre une décision, et c’est à ça que va servir la séance.

La réunion efficace se concentre autour de deux notions centrales: le conflit et la coordination
Tout le monde va garder la tête froide et les idées ouvertes, et on va tous s’appliquer à trouver une décision coordonnée. Non, on ne peut pas tout faire. Oui, le conflit est salutaire quand il concerne les idées (pas les conflits de personnes, please). La réunion vient donc négocier les modalités de la décision déjà prise. Un peu comme une loi (votée par le peuple) et un règlement d’application (négocié par les instances exécutives).

La réunion efficace reste brève. Elle commence à l’heure. Elle finit à l’heure.
C’est pour contrer la loi de Parkinson: on tend à utiliser l’entièreté du temps disponible pour une tâche donnée. De toute manière, avec trop de temps, les arguments tournent en boucle et on tombe dans les abysses du micro-management. C’est cool de soigner les détails, mais pas besoin d’être en réunion. Nous n’aurons pas le temps d’étudier les quinze menus à choix pour le repas de midi. On délègue à Gaspard le cuisinier, et on lui fait confiance.

La réunion efficace limite le nombre de participants
Si vous n’êtes pas essentiels à la prise de décision, vous ne serez pas convoqués. Comme ça vous pourrez traiter vos courriels et avancer sur votre symphonie. DONC il n’y avait pas besoin de convoquer le cuisinier Gaspard.

La réunion efficace écarte les éléments qui ne sont pas à l’ordre du jour
Sinon on va commencer à improviser. Et improviser, c’est bon seulement en spectacle.
C’est la fameuse remarque de Justine qui explique qu’elle n’a pas eu le temps de soumettre sa proposition au comité, mais qu’elle connaît un groupe de danse folklorique qui ferait une animation pour pas cher. On ne sait pas combien ça coûte, on ne sait pas s’ils sont libres le 5 septembre, et on va perdre des plombes si on commence à en discuter. Justine n’avait qu’à respecter le temps de tout le monde.

La réunion efficace produit un plan d’action
Bah oui, vous pensez bien que c’est complètement lié à ce que CréatifProductif vous a déjà raconté sur Getting Things Done, non? Au terme de la réunion, Maryke sait qu’elle devra téléphoner au Centre Culturel pour avoir les prix de location, Stéphane qu’il ira chercher le matériel de jonglage et Fantine qu’elle peut réserver le Cobalt Project pour septembre 2016.
Si vous arrivez à mettre en place ce paradigme, vous aurez vaincu la bête immonde qui fait probablement perdre 20% au PIB mondial: la séance informative. Si vous avez une information à faire passer, mettez-là par écrit; les gens sont éduqués et savent lire.
Oui, mais les gens ne lisent jamais les documents.
Est-ce qu’ils seront plus intéressés par l’information si vous la leur donnez par oral? Le directeur organise une réunion informative uniquement pour se convaincre que les gens ont eu l’information (alors que 40% jouent à Candy Crush, discutent avec leur voisin ou rêvassent au bricolage qui les attend à la cave). Le 60% des auditeurs restants meurent d’ennui.
Ouais, mais alors sans les réunions, on ne va plus se croiser. Il y a un élément social à la réunion.
Tout à fait. Et c’est pour ça que vous avez meilleur temps d’organiser une sortie avec votre équipe. Quitte à vouloir un évènement pour resserrer les liens, autant qu’il soit complètement récréatif.
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