8 astuces pour mieux répondre aux courriels

C’est la bourre, toujours la bourre. Du courriel plein les poches, et du temps qui vous file entre les doigts. Dans votre lot quotidien d’une quarantaine d’e-mails par jour, comment jongler avec la newsletter à Duduche, le WeTransfer à Poupoule et le doodle de Bébert? Quelques astuces pour surnager:

1. Écrémer dans les minutes grises
« Écrémer » ses courriels, c’est séparer le bon grain de l’ivraie: c’est archiver le pourriel, faire valdinguer la pub et supprimer l’image de chat-qui-fait-du-piano de votre boîte principale. Vous pouvez faire ça à l’arrêt de bus, dans le métro ou sur les toilettes. Ça vous permet de traiter vos mails (quand vous serez devant votre vrai ordinateur avec un vrai clavier) en ayant uniquement l’essentiel de vos courriers pertinents à gérer.

2. Se désinscrire des listes de diffusion que vous ne lisez plus
Vous avez eu votre semaine de passion pour le tricot, votre dévotion temporaire pour le site des Hell’s Angels et votre moment d’égarement pour la confection de truites en macramé. Mais soyez honnêtes: mois après mois, vous ne lisez jamais cette newsletter. Alors autant prendre une minute pour vous désinscrire de cette liste de diffusion, plutôt que de perdre 30 fois 10 secondes à gérer ce pourriel (10 secondes, plus la charge cognitive que ce choix vous aura demandé)(charge cognitive non négligeable, capitaine!).

3. Utiliser les réponses automatiques d’absence de bureau
Trois bonnes raisons de dire que vous prenez trois semaines de vacances de plongée en Mer Rouge: 1) Vous rendez tout le monde jaloux de votre vie trépidante 2) Vous montrez que vous vous souciez des pauvres forçats du travail qui pourraient vous écrire pendant votre absence 3) Vous les avertissez explicitement du délai de réponse estimé.

4. Rester bref
Est-il besoin d’en dire plus?

5. Recourir aux modèles d’e-mail prédéfinis
Gmail fait ça avec les « réponses standardisées »: des courriels-types qu’on peut créer, sauvegarder et éditer pour des envois répétitifs que vous auriez à faire. Par exemple, j’en utilise pour les feuilles de route que j’envoie aux comédiens avant une animation théâtrale. Ça me permet de revisiter tous les éléments à leur communiquer sans avoir à me prendre la tête à chaque fois. C’est une check-list sur patte.
Si vous ne travaillez pas sur Gmail, vous pouvez tout simplement vous faire une liste de « modèles » pour les contenus de mails récurrents: accusé de réception, devis de cachets, liste de demande de matériel avant une production, etc.

6. Accuser réception et annoncer le délai estimé de réponse
Ça vaut surtout quand vous êtes à la bourre: répondez (un message court) à votre destinataire pour lui expliquer que c’est la bourre (ça arrive à tout le monde, et ça montre que vous avez du boulot mais que vous attachez de l’importance à la relation de communication que vous avez avec lui).

7. Si c’est fait en deux minutes, répondez toute affaire cessante
Si vous pouvez répondre en deux minutes ou moins, faites-le. Si la réponse est « non », si le doodle fait moins de 42 cases, si l’information est sur votre bureau, faites-le. Pas besoin de passer par votre système de productivité; inutile de l’archiver dans un dossier correspondant; incohérent de vous mettre un post-it de rappel. Faites-le. Tout. De. Suite.

8. Le téléphone, ce mal nécessaire
Si vous prévoyez que votre réponse est incomplète, ou suscite le débat, ou risque d’être chargée d’émotion, appelez votre destinataire. Le courriel vous réduit à une communication unidirectionnelle et asynchrone. Parfois, vous n’avez pas envie d’un ping-pong de 18 mails dans la même conversation. C’est peut-être plus simplement réglé avec un dialogue simultané. Une entrevue. Un coup de téléphone. Un skype, comme disent les jeunes.

La neuvième astuce (bonus!)(lavable en machine!)
9. Faites-vous plaisir!
À la fin de votre vidage de boîte, prenez un morceau de chocolat! Faites une petite danse! Regardez un épisode de House of Cards! Faites une partie de Hearthstone pour vous récompenser! Glissez quelques blagues dans vos courriels! Si vous entretenez votre sens du jeu dans ce genre de processus, vous serez davantage enclin à le faire la prochaine fois!

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