Les Routines: prendre en main une fois pour toutes son administratif

Nous avons parlé de tâches et de logiciel de gestion de tâches. Une des fonctions que je préfère, c’est la possibilité de créer des tâches récurrentes. Cela me permet de mettre en place des « routines », nommons-les bonnes habitudes, pour rester organisé et surtout arriver à mes buts. J’ai un certain nombre de routines, quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles. Je vais me concentrer ici sur la question « rester organisé », dans un premier temps. On parlera des routines artistiques et créatives une autre fois…

MAILS & MESSAGES
Comment ne pas se laisser emporter par l’avalanche d’e-mails que l’on reçoit chaque jour… Notre mode de vie a bien changé depuis l’époque où l’on se réjouissait d’avoir un mail non lu en rentrant. Pour ma part, j’applique plus ou moins la règle de l’INBOX ZERO. En plus de traiter mes mails une fois par jour, je tâche de les traiter une seule fois par jour. C’est une tâche, et lorsqu’elle est faite, elle n’est plus à faire… jusqu’au lendemain. C’est à dire que je choisis un moment dans la journée où je traite sérieusement mes messages, et ensuite je ne me soucie plus de ce qui arrive dans ma boîte de réception. Surtout, surtout, désactiver toute petite sonnerie ou icône qui m’annoncerait qu’un mail est arrivé: si j’ai traité mes mails aujourd’hui, pas de raison de le faire une seconde fois avant demain. Ma réponse peut attendre 24 heures…

Il en va de même pour les autres messageries (What’s App, SMS, Telegram, Messenger…) : certes il nous arrive souvent de lire tout de suite et de répondre illico quand on reçoit un message, c’est parfois utile, mais ça peut également être une forme d’esclavage. Personnellement, je traite mes messages juste après mes e-mails, une fois par jour (comme je n’archive pas ces messages-là, je reviens au premier message reçu la veille jusqu’au dernier reçu aujourd’hui et je réponds et/ou crée une tâche, en fonction du message). Dans la suite de la journée, il m’arrivera de répondre tout de suite mais également de laisser trainer jusqu’au lendemain si je considère que ce n’est pas urgent. Ah et bien sûr, les messages de groupe ne font définitivement pas de bruit en arrivant…

Afin de garder encore plus de contrôle sur mes e-mails, j’ai créé trois dossiers supplémentaires dans l’application MAIL: @follow, @en-cours et @info. Dans le premier, je place les mails reçus qui m’annoncent que quelque chose va être fait du côté de mon correspondant. J’aimerais pouvoir revenir plus tard à ce mail pour vérifier que la chose a bien été accomplie. Dans @en-cours, je place tous les mails liés à des tâches en cours (utilisant d’autres adresses que Gmail, la fonction « archiver » n’est pas forcément disponible). Dans @info iront les mails qui contiennent… de l’info (un plan, des notes, whatever) que je sais que je vais consulter bientôt. Je passe en revue et trie ces boites toutes les deux semaines (tâche récurrente: review mailboxes).

Mais pourquoi cette rigueur, me direz-vous? On entre dans la partie « créative » de ce blog: l’idée est d’avoir la tête vide et de pouvoir se concentrer sur les choses importantes – dans le cas d’un artiste: la création. Si je suis dérangé toutes les deux minutes par un message, je ne peux pas me focaliser sur mon travail. Si j’ai des mails non-répondus en tête, idem. Il me faut un cerveau vide et serein pour canaliser l’énergie nécessaire au travail de création, ou de pratique.

QUELQUES AUTRES ROUTINES ORGANISATIONNELLES

CHAQUE JOUR, je déblaie mon bureau. Les papiers qui trainent vont dans les piles qui leur correspondent, le courrier postal est lu et archivé. Un coup d’oeil à mon AGENDA m’indique les rendez-vous de la journée ainsi que ceux des deux jours qui suivent (ai-je des choses à préparer en vue de ces rendez-vous?). Un coup d’oeil également sur la journée de la veille pour voir s’il y a quelque tâche qui découlerait d’un rendez-vous passé. Je nomme cette règle « agenda +2/-1 ». Je vide également la « boite de réception » de mon gestionnaire de tâches (là où j’ai entré, la veille, des tâches à la volée) et classe ces tâches tout en leur donnant des dates d’échéance.

CHAQUE SEMAINE, je fais une chanson. Non, enfin ça c’était en 2015. Chaque semaine, donc, je gère ma paperasse (factures à payer, courriers administratifs) et mon compte courant (en tant qu’indépendant, je suis mes entrées et sorties « pro » et les inscris dans un fichier excel en vue des impôts). Chaque semaine également, je mets de l’ordre sur mon bureau informatique, où trainent les fichiers « en cours ». Il est important pour moi d’avoir un bureau le plus vide possible et d’archiver dans des dossiers ce qui doit l’être. Là encore: calme d’esprit et sérénité. Enfin, je donne un coup d’ordre à mon appart et planifie ma semaine.

2 FOIS PAR MOIS, je mets de l’ordre dans le dossier « téléchargements » de mon mac. Ici s’empileraient sinon tant et tant de matériel ni classé, ni traité, ni supprimé… Je jette un coup d’oeil à mes notes courantes (iPhone et Evernote), transforme en tâches et archives ce qui doit l’être. Combien de fois prend-on quelque chose en note, rapidement, pour ne plus jamais revenir sur la note en question ? Enfin, je jette un coup d’oeil rapide aux trois prochaines semaines de mon agenda, dans la même logique que le +2/-1, mais sur un plus long timing, pour anticiper de « gros » événements.

CHAQUE MOIS, je synchronise mon iPhone avec mon mac. Contacts, musique, photos, mémos vocaux… Et je ferai là-dessus un billet complet, je crois, à l’occasion. En tant qu’indépendant, c’est une fois par mois aussi que j’archive mes tickets (essence, repas) en vue des impôts. Enfin, je passe en revue mes projets Things afin de planifier des tâches pour le mois à venir.

Toutes ces « routines » me permettent de garder la tête hors de l’eau et d’être proactif par rapport à mes activités et mon admin, plutôt que de les subir.

Votre commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l’aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion /  Changer )

Photo Google

Vous commentez à l’aide de votre compte Google. Déconnexion /  Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l’aide de votre compte Twitter. Déconnexion /  Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l’aide de votre compte Facebook. Déconnexion /  Changer )

Connexion à %s