Zero Inbox: domptez vos mails!

Cet article est une ré-écriture d’un article publié sur yvanrichardet.wordpress.com

Une fois par jour, ma boîte de réception des mails est vide.
Une habitude prise depuis que j’ai vu la conférence de Randy Pausch sur le Time Management. Et une routine renforcée par le cours de productivité de Tiago Forte sur le site Skillshare.

Les bonnes pratiques:

1) Si je regarde ma boîte de réception sur mon ordinateur, je ne fais que ça. Et je vais « gérer » ces courriels.

2) « Gérer » un mail, c’est décider de l’archiver, (avec Gmail, on ne supprime pas: avec 15 Go d’espace de stockage, on a de quoi voir venir), de le classer (dans un dossier, en guise de référence, pour le retrouver plus facilement), de le transformer en tâche (j’utilise Things, qui a un plug-in qu’on peut ajouter sur la boîte Gmail pour faire ça en un clic).

3) Pour arriver à si peu de mail pourri, je me désinscris régulièrement des newsletters indésirables (celles où j’ai oublié de décocher la fameuse case), je crée des filtres pour centraliser les mails de pubs, et surtout, je m’en remets au fabuleux filtre anti-spam de Gmail. Vraiment.
Ça prend une minute, mais je gagne sur le long terme.

4) Si un courriel peut être géré en moins de 2 minutes, il faut le faire tout de suite (sans l’agender ou le faire passer par le logiciel de traitement de tâches: on perdrait plus de temps).

5) Quand je lis mes courriels sur mon smartphone, je me limite à les écrémer: j’archive les messages indésirables ou les accusés de lecture; et je sais que j’écrirai des réponses au courrier restant quand je serai devant mon ordinateur de bureau.

Bénéfices: (qu’est-ce qu’on gagne?)
A) Une fois par jour, ma boîte de réception est vide. Ce qui veut dire que personne n’attend de moi une réponse urgente. J’ai l’âme légère. Je dors mieux.
B) Je n’ai pas peur « d’oublier » des choses, parce que je prends chaque jour un moment pour réfléchir aux choses que j’aurais, éventuellement, par hasard, oubliées.
Oui, bien sûr, j’oublie des choses. Mais c’est rare, et je les inscris immédiatement comme choses à faire.
C) Je ne perds pas de vue les objectifs (personnels, professionnels, artistiques) que je me suis fixés, parce que je libère du temps pour les faire, et je sais que chaque tâche que je remplis s’inscrit dans un objectif de vie.

Q: Mais tu n’as pas peur de « mécaniser » ta vie et de la structurer de manière obsessionnelle?
R: Une fois que les habitudes sont prises, cela fait partie du quotidien, et on peut bien sûr les assouplir. À long terme, ce sont des pratiques « zen », bien loin de comportements obsessionnels.

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