Le b.a.-ba de la productivité: le logiciel de gestion de tâches

On me dit souvent très organisé. OK, c’est vrai. Mais j’ai un allié très puissant, qui s’appelle logiciel de gestion de tâches. Ça sonne un peu barbare et ça fait peur? Mais non. On a tous des choses à faire, des choses auxquelles penser. On tend à les noter. Mais où? Sur un papier volant? Dans son agenda? Mais si oui à quel jour? Sur une note dans son smartphone? Mais allons-nous ensuite consulter nos notes, retrouver ces papiers? On ne s’y retrouve plus, à noter des trucs partout, sans compter les mails et les SMS qui contiennent souvent leurs lots d’actions à entreprendre. Alors tâchons d’y mettre un peu d’ordre:

  • Une note, ça sert à prendre… des notes. Pas des tâches.
  • Un agenda ça sert à noter… des rendez-vous. Pas des tâches.
  • Un mail, ça nous informe potentiellement de choses à faire, que l’on transforme en tâches.
  • Un logiciel de gestion de tâches…

Bon. Vous m’avez compris.

Avoir dans ses outils de tous les jours un logiciel de tâches, ça a d’énormes avantages de clarté:

  • Je peux classer mes tâches par catégories ou par projets.
  • Je peux leur donner une date d’échéance (à faire absolument avant le…)
  • Je peux les planifier pour telle date (« tu me fais un mail, 10 jours avant nos vacances? »)
  • Je peux les mettre dans « à faire un jour… »
  • Je peux créer des tâches récurrentes (lessive, factures, compta…)
  • Je ne me soucie plus d’oublier quelque chose.

Tout ce que j’ai à faire se trouve au même endroit.En réalité, si vous pensez qu’avoir un agenda est utile, vous allez vite trouver que ce complément à l’agenda est tout aussi, sinon plus utile, et considérablement différent aussi. A l’époque, je notais toutes mes tâches dans mon agenda. Mais quel enfer, avoir l’impression qu’une tâche est liée à un moment précis de la journée, me retrouver avec 40 mini-rendez-vous par jour avec moi-même…

things logoIl existe bien des apps qui font ce travail. Todoist2DOAnyDoOmnifocus… Pour ma part, j’utilise Things. Elle est simple, jolie, efficace. Ne tourne que sur mac et iOS, par contre. A chacun de trouver l’application qui lui convient, il y en a pour tous les goûts. Je recommande toutefois une application simple, afin de ne pas perdre de temps dans l’interface (j’éviterais pour cette raison Omnifocus). Things est payante mais une seule fois, tandis que Todoist se paie par abonnement, ce que je trouve dommage, et la version gratuite a des limitations un peu ennuyeuses (pas d’accès au « journal » de to-dos accomplis, par exemple). Pour bien commencer, familiarisez-vous avec l’application choisie, puis créez des « domaines de responsabilité » (dites aussi « Areas ») et des projets. Pour chacun de ces projets, entrez les tâches que vous souhaitez accomplir et donnez-leur des dates d’échéance réelles. Pour Things, consultez le guide de démarrage rapide ou cette page.

Cette utilisation d’un logiciel de tâches appelle une nouvelle façon de fonctionner. Des centaines de personnes avant moi ont parlé de ces méthodes de productivité, dont la plus célèbre reste sans doute Getting Things Done. Je ne prétends donc ici à aucune originalité ni nouveauté. Je ne vais pas non plus théoriser sur les grands courants de la productivité. Je vais juste donner mes propres tips and tricks, puisqu’on me les demande souvent. Les prochains billets de ce blog auront en outre une orientation qui pourrait vous intéresser, parce que:- ils seront en français (et quand même, la plupart des posts intéressants que je lis sont en anglais)

  • ils seront liés à une activité en Suisse romande, et conséquemment feront référence à des choses qui vous intéressent probablement, comme les impôts, les subsides à l’assurance maladie, les statuts d’indépendant ou de salarié…
  • ils seront liés à mon activité de musicien, d’où le créatif – productif, et donc tenteront de s’intéresser à l’utilisation de la productivité dans le but de créer davantage.

N’hésitez pas à poser des questions en commentaire !

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